In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Kontakte automatisch in Ihrem CRM System anlegen. So verbessern Sie das Management Ihrer Leads. Durch die korrekte Umsetzung macht dies Ihren Vertriebsprozess einfacher und besser.
Wichtige Erkenntnisse
- Automatisches Anlegen von Kontakten im CRM-System spart Zeit und Aufwand
- Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf aktuelle Kontaktinformationen
- Kontaktverwaltung und Kundenprozesse lassen sich effizienter gestalten
- Durch Verknüpfung mit anderen Systemen wie Marketing-Automation oder Vertriebssoftware können Sie Ihren Überblick verbessern
- Kontaktlisten und Segmentierung ermöglichen eine gezielte Ansprache Ihrer Zielgruppen
Was ist ein Kontakt im CRM?
Ein Kontakt ist jemand, der mit Ihrem Unternehmen verbunden ist. Meistens ist dieser Kontakt der Ansprechpartner des Unternehmens.
Definition von Kontakt
Im Vertriebsprozess unterscheidet ein CRM-System zwischen Interessenten und Kontakten. Ein Interessent ist noch nicht genau bekannt, während ein Kontakt eine konkrete Person oder eine Verkaufschance repräsentiert. Diese Informationen werden im CRM gespeichert.
Unterschied zwischen Kontakt und Interessent
Ein Interessent ist jemand, von dem Sie hoffen, dass er zu einem Kunden wird. Ein Kontakt hingegen ist eine Person, die mit Ihrem Unternehmen bereits in Berührung steht. Interessenten und Chancen lassen sich genau wie Kontakte im CRM-System effizient verwalten.
Workflow für Kontakterstellung im Vertriebsprozess
Ein CRM-System hilft Unternehmen dabei, Kunden zu gewinnen. Es zerlegt den Prozess in verschiedene Schritte. So können Firmen besser mit ihren Kunden arbeiten. Sie verwalten ihre Kunden gut und nutzen Chancen zum Verkaufen optimal.
Die Schritte des Vertriebsprozesses
- Sammeln und Dokumentieren von Interessenten
- Identifizieren von Verkaufsmöglichkeiten anhand der Interessenten
- Genaueres Definieren dieser Verkaufsmöglichkeiten und Erstellen von Firmen, Kontakten sowie Chancen
- Analysieren der Sales Pipeline
- Abschließen von Chancen als Verkäufe
Das Arbeiten nach diesem Plan bringt mehr Erfolg. Firmen verwalten ihre Kunden besser und verkaufen mehr. Wichtig ist, dass das System automatisch Kontakte für die Firma hinzufügt. So wird die Arbeit leichter und erfolgreicher.
Übersicht über die Kontakttypen
Ein CRM-System lässt verschiedene Kontakttypen speichern. So behalten Sie den Überblick über Geschäftsbeziehungen. Wichtig ist, wie der Kontakt begonnen hat.
Herkunft des Kontakts
Die Herkunft eines Kontakts zeigt seinen Beginn. Beispiel sind:
- Kaltakquise
- Bestandskunde
- Selbst generiert
- Über Mitarbeiter
- Partner
- Werbung
- Mailing
- Konferenz
- Messe
- Website
- Kundenportal
- Empfehlung
- Andere
Diese Info hilft zu sehen, wie Geschäftsbeziehungen begannen. Es macht zukünftige Kontaktaufnahmen effektiver.
Kontakt automatisch im CRM System anlegen
Interessent in Kontakt umwandeln
Um einen Interessenten umzuwandeln, klicken Sie den Interessenten an. Wählen Sie „Umwandeln“ und danach „Interessent umwandeln“.
Ein Fenster öffnet sich für einen neuen Kontakt. Seine Daten sind schon da. Sie können mehr Infos hinzufügen.
Kontakt über Visitenkarte erstellen (Import VCF-Datei)
Visitenkarten in einem CRM speichern die Basisinfos des Kontakts. Sie sind in einer VCF-Datei abrufbar.
Diese Datei lässt sich ins CRM einspeisen. So legen Sie einen neuen Kontakt an. Microsoft Outlook Visitenkarten kann man auch so hinzufügen.
Kontakt direkt erstellen
Man kann auch direkt im CRM einen Kontakt anlegen. Klicken Sie auf „Neuer Kontakt“ oder betätigen Sie „Neu“. Danach tragen Sie die Kontakt-Infos ein und sichern alles ab.
Visitenkarte exportieren (Export VSF-Datei)
Öffnen Sie den Kontakt, den Sie exportieren möchten. Klicken Sie auf die „vCard“ Schaltfläche. Es erscheint eine Option, die Datei zu speichern.
Vorteile der automatischen Kontakterstellung
Automatisches Anlegen von Kontakten in Ihrem CRM-System hat viele Vorteile. Es spart Zeit und verringert den Arbeitsaufwand.
Alle Teammitglieder können immer auf die neuesten Infos zugreifen. So haben sie aktuelle Kundeninformationen und die Historie parat.
Das System verbessert Ihren Vertriebsprozess. Sie managen Ihre Kunden effizienter. Das hilft, Kundenbeziehungen zu pflegen und den Verkauf zu optimieren.
| Vorteile | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitersparnis | Keine manuelle Erfassung von Kontaktdaten mehr nötig |
| Zugriff auf Kundenhistorie | Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf aktuelle Informationen |
| Optimierter Vertriebsprozess | Effizientere Verwaltung der Kundenbeziehungen |
Integration mit anderen Systemen
Wenn Ihr CRM-System gut mit anderen Anwendungen zusammenarbeitet, wird Ihr Geschäftserfolg stark verbessert. Eine gute Integration beeinflusst vor allem das Marketing-Automation und die Vertriebssoftware positiv.
CRM mit Marketing-Automation verbinden
CRM-Systeme und Marketing-Automation-Tools passen oft gut zusammen. Das ermöglicht Ihnen, Kontakte besser zu managen. Zusätzlich lassen sich automatisiert E-Mails und Newsletter an Zielgruppen schicken.
Dies ist sehr vorteilhaft, um Leads effektiv anzusprechen. Gleichzeitig verbessert sich die Kundenbindung durch gezieltes Marketing deutlich.
CRM mit Vertriebssoftware verknüpfen
Ein CRM-System kann auch mit Ihrer Vertriebssoftware kommunizieren. Ihre Vertriebsmitarbeiter erhalten dadurch wichtige Kontaktinformationen. Sie können den Vertriebsprozess besser überwachen und alle Verkaufsmöglichkeiten zusammentragen.
So verpasst niemand mehr offene Deals oder wichtige Verkaufschancen. Der direkte Zugriff auf Daten macht die Arbeit viel leichter.
Kontaktlisten und Segmentierung für gezielte Ansprache
Sie können Ihre Kontakte genau aufteilen, indem Sie Kontaktlisten nutzen. Zum Beispiel könnte eine Liste „Ansprechpartner Technik“ sein. Das macht den Versand von Releasenotes oder technischen Infos leichter.
Die Erstellung dieser Listen kann automatisiert in Ihrem CRM-System erfolgen.
| Kontaktliste | Zielgruppe | Geeignete Inhalte |
|---|---|---|
| Ansprechpartner Technik | Technische Kontakte | Releasenotes, Produktupdates, technische Informationen |
| Entscheidungsträger | Führungskräfte | Strategische Unternehmensinformationen, Vertriebsangebote |
| Bestandskunden | Bereits gewonnene Kunden | Cross-Selling-Angebote, Kundenbindungsmaßnahmen |
Die gezielte Kommunikation mit Kontakten ist wichtig, um effektiver zu sein. Es hilft, Ihre Botschaft relevanter für sie zu machen. So fördern Sie auch Ihre Verkaufsziele besser.
Tipps für effizientes Kontaktmanagement
Um Ihr Kontaktmanagement zu verbessern, gibt es einige hilfreiche Tipps:
- Das CRM-System automatisieren, um Abläufe wie das Erstellen von Kontakten zu vereinfachen.
- Mitarbeiter sollten aktuelle Kontaktinfos leicht einsehen können.
- Zerteilen Sie Ihre Kontakte, um sie besser zu bearbeiten.
- Verbinden Sie Ihr CRM mit anderen Tools, wie Marketing-Automatisierung, und behalten Sie so den Überblick.
- Überprüfen Sie oft, wie Sie Ihre Kontakte verwalten, um Verbesserungen zu entdecken.
Fazit
Mit neuen Methoden können Sie Ihr CRM verbessern. Das hilft Ihrem Vertrieb schneller zu sein. Sie verwalten Ihre Kunden besser und sprechen sie gezielter an. Das macht sie glücklicher und bringt Ihnen mehr Geld.
Wichtig ist, die passenden Automatisierungen zu wählen. Verbinden Sie Ihr CRM mit anderen Systemen. Dazu sollten Sie ständig Ihr Kontaktmanagement überprüfen.
So nutzt Ihr Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung. Es gibt viele Wege, wie Sie Ihren Vertrieb und die Kundenbeziehungen stärken können.
Mit einem modernen CRM-System bleibt Ihre Kontaktliste gut strukturiert. Es lohnt sich in gute Tools und Prozesse zu investieren. Das steigert Ihren Verkaufserfolg auf lange Sicht.